Différent du répondeur, le message d’attente téléphonique est un outil dont le but est de faire patienter ceux qui appellent (généralement les clients). En entreprise, il est nécessaire de l’optimiser pour que l’attente soit agréable. Certaines directives simples peuvent aider à le faire facilement. Découvrez ici comment faire un bon message d’attente téléphonique.
Effectuer une identification de vos cibles
Pour commencer, il est important de rappeler que le message d’attente téléphonique représente un outil de communication. C’est notamment pour cette raison que l’une des premières étapes est de procéder à l’identification de vos cibles. Pour y parvenir, vous devez déterminer les personnes qui émettent des appels sur votre standard téléphonique.
Pour certains, ce sont exclusivement les clients, mais dans d’autres cas, les partenaires ainsi que les fournisseurs peuvent également être considérés. En réalité, cela vous permettra de savoir concrètement les informations que vous pourrez leur diffuser.
Par ailleurs, n’oubliez pas de considérer les services de votre entreprise que vos clients sollicitent très souvent. Ceux-ci varient en fonction de votre société et jouent un grand rôle sur la définition du message d’attente téléphonique. Il peut s’agir du service administratif, commercial ou marketing. En matière de communication, vous devez savoir le type d’entreprise dont vous disposez (B2B ou B2C).
Sélectionner une musique d’attente relative à votre image de marque
Mettre en place un message d’attente téléphonique sans penser à la musique de fond est absurde. En effet, elle représente le reflet des valeurs de votre structure et indique son image au cours d’un appel. La musique permet non seulement de faire patienter l’appelant de manière agréable, mais elle a aussi le pouvoir d’effectuer une transmission d’émotion.
Pour cela, il est recommandé de sélectionner celle qui est en adéquation avec votre image de marque. Ainsi, vous pourrez facilement optimiser son impact sur l’appelant. Cependant, vous avez la possibilité d’opter pour votre propre musique si vous en disposez. Cela vous permettra notamment de vous démarquer des autres entreprises.
Miser sur un message clair et court
Élément principal parmi tant d’autres, le texte de votre message d’attente téléphonique doit être défini en fonction de vos différents objectifs. Toutefois, assurez-vous qu’il soit à la fois court et clair. Pour y parvenir, il suffit d’émettre une idée par phrase, d’utiliser un vocabulaire simple et d’être succinct. Quant à la voix off, il faut qu’elle soit en correspondance avec l’image que vous prévoyez de véhiculer.
Informez la chalandise de vos actualités
Généralement, les clients préfèrent contacter l’entreprise lorsqu’ils ont une préoccupation en dépit de la disponibilité d’internet. Cela représente un atout dont vous pouvez vous servir. Essayez d’exploiter cet encombrement de la ligne téléphonique pour communiquer des informations. Il peut s’agir d’une promotion en cours ou de la participation à un salon professionnel par exemple.
Effectuer une modification régulière du message d’attente
Pour finir, il est aussi important de divulguer les informations relatives aux évènements qui soulignent votre média planning à travers le message d’attente téléphonique. En outre, n’oubliez pas de modifier la musique afin qu’elle soit en adéquation avec le message ou la saison (Noël par exemple).
Souvent les contenus qui ne connaissent aucune modification sont de moins en moins écoutés lors des appels. De ce fait, il est crucial d’effectuer une actualisation afin d’amener les appelants à demeurer attentifs.